Организация удаленного офиса.
Краткий гайд для руководителей

В статье мы не будем размышлять по поводу того, насколько эффективна удаленка и как правильно нанимать и обучать персонал в условиях изменившихся реалий. Только краткие рекомендации, без которых организации удаленного офиса скорее всего не получится.

Цель — перевести офис, из способов коммуникации у которого живое общение и иногда email-почта, на формат удаленного офиса.

Подготовка IT-службы к организации удаленного офиса

Удаленное администрирование

Первое, что требуется сделать IT-отделу — скачать на компьютеры сотрудников условный TeamViewer или AnyDesk (второй шустрее) и корпоративный VPN (обеспечивает внутреннюю безопасность).


Для удаленного офиса требуется не одна программа и не две — у некоторых сотрудников непременно возникнут вопросы по установке или правильной настройке софта. Именно для таких случаев и устанавливаются программы удаленного доступа на каждый ПК. Это буквально must-have, без которого вполне может встать работа части или всего отдела.

Решение проблем плохого оборудования

Поинтересуйтесь у сотрудников, есть ли у них удобная гарнитура, у всех ли достаточно мощные компьютеры для выполнения обязанностей.


Если чего-то не хватает — докупите. Пусть вы потратите деньги на несколько лишних наушников или даже ноутбуков, но зато выполнению процессов не будет мешать проблема с оборудованием.

Наличие правильных регламентов

Удаленный офис полностью зависит от подключения к интернету, поэтому позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники во время рабочего дня были подключены именно к домашней сети Wi-Fi, а не к кафешной.


Также расскажите им о том, что делать, если не хватает скорости интернета для, например, участия в большой видеоконференции — пусть попробуют подключить Ethernet прямо к компьютеру.

Обязательные программы
для организации удаленного офиса

Работать удаленно можно только с использованием соответствующих инструментов. Разумеется, нужно поработать и над психологией — определенные правила или даже полноценные обучения удаленной работе, но их мы в статье не будем рассматривать. Поговорим о минимальном каркасе, без которого удаленный офис просто невозможен.

Корпоративный мессенджер

Выберите мессенджер, в котором будет происходит текстовое взаимодействие — мы советуем Slack. Если вы хотите использовать Telegram, спросите себя — маленькая у вас команда или нет? Если да, то сгодится и Telegram, но для крупного бизнеса он не подходит совсем.


Из вариантов тут: Slack, Microsoft Teams, которые взаимно интегрированы и Discord, несмотря на то, что он создан для геймеров.

Платформа для видеоконференций

Zoom мы не рассматриваем по причине многочисленных брешей в системе безопасности.

Для удаленной работы в стартапе или малом бизнесе вполне себе подойдет Google Hangouts, а для средних и крупных компаний используйте Mind — широкий функционал, гибкость администрирования платформы и встроенные шаблоны использования (Онлайн-конфренция со встроенным сценарием селекторного совещания и Онлайн-офис для максимально привычного режима работы офиса).

Календарь у каждого сотрудника

Люди постоянно все забывают, а подойти и пнуть, как в офисе, уже нельзя.

В качестве календаря можно выбрать что угодно — Google Календарь, или календарь от Microsoft, встроенный в Office365 или даже Todoist.

Облачное хранилище файлов

Никогда не храните документы на личных компьютерах сотрудников. Для организации удаленного офиса это критично.

Для таких целей используйте облачные диски — быстрый Google Drive или медленный, но чуть более безопасный OneDrive из пакета Office365. Также встроенное облачное хранилище есть и внутри платформы для видеоконференций Mind.

Почта

Вообще, IT-отдел и в привычном режиме работы в офисе скорее всего завел каждому сотруднику рабочий аккаунт в почтовом сервисе, но если ваша компания еще не сделала этого — пора исправлять.

Наиболее эффективное использование электронной почты в организации удаленного офиса — корпоративные рассылки, когда нужно оповестить весь департамент или даже всю компанию. К тому же, все корп. аккаунты будут привязаны именно к рабочей почте.

Отучите сотрудников привязывать рабочие аккаунты к личному почтовому адресу.

Опционально

Также в удаленном офисе пригодятся таск-менеджеры (например, Trello, Redmine или встроенный в Bitrix24), тайм-менеджеры (Yaware или Toggl) и рисовалки (Figma, Miro). Они существенно упростят удаленную работу, но необязательны для использования. Прожить, как говорится, и без них можно.

Подготовка HR переходу на удаленный офис

Определите, кого именно вы переводите на удаленную работу

Вы можете оставить в офисе, например, топ-менеджеров, IT и юристов, а всех остальных перевести на удаленку. В случае, когда часть офиса трудится в привычном режиме, а другая часть — удаленно, позаботьтесь о том, чтобы доступ к виртуальным переговоркам был у всех сотрудников.

Оформление по закону

Тут общего совета для всех компаний нет, смотрите требования регуляторов (в Трудовом Кодексе РФ "Дистанционная работа").

Учетные записи

Старайтесь заранее заводить всем сотрудникам нужные аккаунты в сервисах или программах. Если текучка большая, можете создавать "с запасом".

Постоянно обучайтесь и проводите эксперименты в начале перехода

Уровней удаленной работы несколько, а принципов организации удаленного офиса — еще больше. Изучайте их и тестируйте (или хотя бы обсуждайте с топ-менеджментом) гипотезы, которые возникли в процессе исследования.

Также можно посоветовать к каждому сервису или платформе написать четкий и понятный гайд — что, зачем и как пользоваться. Сэкономит много времени айтишникам в будущем.

Принципы организации эффективного удаленного офиса

Мало подобрать хорошие инструменты — нужно научиться и научить ими правильно пользоваться.

Мессенджер — основной инструмент решения вопросов (особенно мелких)

Как использовать чаты? Не пытайтесь решать вопросы, связанные со сложной задачей, в мессенджере — лучше сразу идите в конференц-колл. В мессенджере аккаунт есть у каждого первого сотрудника компании. Отвечать можно не мгновенно — вы можете находится в пресловутом состоянии потока, из которого непременно выйдете во время ответа на сообщение.

Только реальные имена и аватарки

Мало того, что мессенджер должен служить для вашей компании неким справочником и поэтому все фотографии и имена должны быть заполнены в соответствии с реальным именем человека, дополнительно мы советуем всегда в описании к профилю (или в статусе в некоторых случаях) добавлять, в каком департаменте вы работаете и на какой позиции.

Таким образом новичкам будет гораздо проще интегрироваться в компанию.

После видеоконференции сразу же текстом прописывайте основные поинты

Как только конференция кончилась (или сразу же во время), запишите самые важные пункты, к которым вы пришли во время видеозвонка. Пришлите их в чат и, возможно, в карточку задачи, если такая имеется — это и подсказка для других, и лакмусовая бумажка, все ли вы правильно поняли. Если нет — руководитель поправит вас и вы не потратите время на исполнение не той задачи.

Вот и все!

В первое время у ваших сотрудников или коллег будет возникать большое количество проблем — создайте табличку, выделяйте самые приоритетные и те, которые требуют безотлагательного решения. А если хотите узнать немного больше об удаленной работе, посмотрите доклад об удаленной работе на конференции SECON в 2019 году за авторством Глеба Кудрявцева, на основе которого и была написана эта статья.

В статье рассмотрим 4 самых популярных программы видеоконференций на 2020 год. Какие есть преимущества и недостатки у разных площадок, есть ли пробная версия и т. п.


Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!
Бесплатная пробная версия
Попробуйте премиум-лицензию для организации онлайн-конференции, удаленного офиса или дистанционного обучения.
Показать ещё

Попробуйте продукты Mind

Оцените функциональность профессиональных систем видеоконференцсвязи

Шаблоны для различных сценариев использования
Предварительно настроенные шаблоны:
Подключение аппаратных кодеков
Осуществляйте трансляцию с аппаратных кодеков ведущих производителей в качестве докладчика с целью улучшения качества вебинара.
Аудио-вебинары
Проводите аудио-вебинары в целях экономии или на плохом интернете.
Активация по голосу
Всем участникам доступна раскладка с функцией автоматического определения активного докладчика.
Администрирование
Управляйте мероприятиями централизованно из единого места вне зависимости от типа инсталляции и ее географического распределения.
Модерация
Добавьте слой модерации для ваших публичных мероприятий добавив ограничения прав для участников.
Подключение телефонных абонентов
Приглашайте абонентов мобильной и стационарной телефонии в вебинар Mind в качестве участника.
До 10 докладчиков
Видео докладчиков транслируется всем участникам вебинара.
До 1000 интерактивных участников
Участники вебинара могут общаться с докладчиками и между собой при наличии доступа к микрофону.
До 10000 модерируемых участников
Участники вебинара осуществляют коммуникацию в режиме модерируемого чата.
До 100000 зрителей при трансляции в Youtube
Зрители не являются интерактивными участниками вебинара, но могут наблюдать за трансляцией в Youtube или на вашем сайте. Просто вставьте ссылку iFrame, чтобы начать трансляцию Вебинара.
HD качество
Проводите вебинары в высоком разрешении при наличии высокоскоростного доступа в интернет.
Доступ к экрану
Поделитесь своим экраном с другими участниками вебинара.
Чат и дополнительные инструменты
Повышайте продуктивность обучения и совместной работы за счет групповых чатов, встроенных инструментов совместной работы.
Трансляции на внешние ресурсы
Повышайте охват аудитории за счет возможности трансляции вебинаров на внешние ресурсы.
Предварительно записанное видео
Поделитесь записанным скринкастом, любой видеопрезентацией или записью прошлого вебинара. Просто загрузите и проиграйте.
Опросы и голосования
Оценивайте эффективность ваших мероприятий с помощью интегрированных опросов и голосований.
Напоминания
Отправляйте автоматические напоминания о приглашении на мероприятие и о скором старте мероприятия.