Как организовать удаленный офис?
Еще 8 полезных советов для сотрудников

Это вторая часть статьи по организации удаленной работы, в которой мы советовали придумать утренний ритуал, держаться расписания и делать правильные перерывы между работой, чтобы не выгореть через месяц. Если вы еще не читали ее — обязательно взгляните, а потом возвращайтесь сюда.

А с организацией удаленного офиса поможет наш новый продукт Онлайн-офис. Это видеоконференции в режиме телеприсутствия, максимально имитирующие привычный офис. Минимальные настройки и гибкие тарифы для разных типов команд: 25, 50 и 100 участников. Узнайте подробнее о продукте и ценах.

Содержание:

— Правила использования корпоративного VPN
— Не забывайте о социализации
— Принимайте участие в онлайн-конференциях
— Будьте услышаны
— Используйте больничный с умом
— Ищите пути организации корпоративного обучения
— Держите в курсе своих коллег
— Вечерняя рутина

В некоторых компаниях есть корпоративный VPN, с помощью которого сотрудники подключаются, например, к дискам с документами или важным отчетам компании.

Важная особенность такого VPN — системные администраторы видят весь трафик, который поступает от сотрудников, поэтому использовать его стоит только в рабочее время и только по рабочим вопросам, чтобы не возникало неловких ситуаций.

Приучите себя отключать VPN, как только вы решили задачу, для которой такое подключение необходимо.

При организации удаленного офиса нельзя забывать о базовых потребностях людей.

Одна из таких потребностей — общение в коллективе. Если в привычном режиме работы можно пообщаться с коллегами на кофе-брейке, обеденном перерыве или после работы, то с приходом удаленного формата офиса социальные контакты становятся камнем преткновения: с одной стороны, все хотят чувствовать себя частью социума, а с другой — в разговоре ни о чем легко увязнуть, забыв о рабочих обязанностях.

Самым логичным и компромиссным решением, на наш взгляд, является перенос такого общения на конец рабочего дня. В нашем продукте Онлайн-офис для организации удаленной работы компаний основное правило использования — отключенные микрофоны на протяжении всего дня. Но как только он заканчивается, микрофоны можно включить и дружно погалдеть.

Гораздо комфортнее обсудить все текстом, когда можно подумать над каждой репликой и взвесить все "за" и "против", но если мы говорим об эффективно организованном удаленном офисе, только текстовая коммуникация нам не подходит.

Созвоны существенно экономят время. И не только потому, что голосом общаемся мы быстрее, чем текстом, т. к. не тратим столько времени на набор даже простейших ответов, но и потому что уровень взаимопонимания кратно вырастает, что сказывается на том, ту ли задачу вы будете выполнять, какую задумало руководство, или придется переделывать все, затрачивая дополнительные часы. И все из-за того, что вы неправильно поняли сообщение.

Но что делать, если вы не до конца поняли коллегу, а он уже продолжает мысль? Мы позаботились об этом, вам не придется перебивать спикера, чтобы обратить на себя внимание.

В нашем продукте Онлайн-конференция для создания видеоконференций и переговорных комнат есть функция "поднять руку", которая значительно упрощает этот процесс, попробуйте демо-версию или узнайте подробнее о ценах.

Организация удаленной работы с помощью таких инструментов, как это или демонстрация экрана или файлов, становится простой задачей..

Разумеется, когда вы работаете удаленно, болезнь становится менее страшна для эффективности выполняемых задач, но не стоит пренебрегать больничными выходными.

Иногда, раз в месяц, можно брать выходной по болезни, чтобы придти в себя, особенно, если вы чувствуете, что выгораете.

Не имеет значения, работаете вы удаленно или нет — этот совет подойдет любой компании. В чем смысл обучения? Это ведь только трата денег. А если сотрудник, на обучение которого потратилась компания, уйдет?

На самом деле не уйдет. Как правило, у сотрудников, которые были выращены в компании, сильно вырастает лояльность к ней. К тому же, у некоторых появляется чувство долга.

Если смотреть на корпоративное обучение с точки зрения бизнеса, то выгода очевидна — на рынке труда вы покупаете людей по одной цене (зарплата), в процессе обучаете и их реальная ценность растет. Отойдем от цифр — корпоративное обучение это отличный метод тимбилдинга, что также скажется на целевых показателях.

Одна из ключевых ошибок, совершаемых при организации удаленного офиса — отсутствие у сотрудников привычки сообщать о завершении этапов задач.

В офисе все понятно — руководители отдела всегда знают, чем занят их сотрудник и к какому дню закроет текущую задачу, поэтому подготовить новую менеджер может заранее.

Но с переходом на формат удаленного офиса, контролировать выполнение становится немного труднее. Основные два совета: все должны оповещать руководство (или тех, кто является автором ТЗ) о пройденном этапе, каждую задачу делить на подпункты.

Не менее утреннего важен и вечерний ритуал. Он должен говорить вам "Стоп!"

Это "Стоп!" служит сигналом, который говорит о том, что пора закрывать ноутбук и переходить к личному времени. Это ключевой момент в решении вопроса выгорания, обязательно расскажите об этом своим сотрудникам.

Мы написали довольно много советов и рекомендаций, но какие из них подходят именно вам? Сколько раз за время чтения статей по правильной организации рабочего процесса в удаленном офисе вы узнали себя или своего коллегу? Делитесь в комментариях тут или в наших соцсетях: в Facebook и Twitter!

И обязательно прочтите первую часть, если еще не читали.

Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!