Как организовать удаленный офис?
Еще 8 полезных советов для сотрудников

Это вторая часть статьи по организации удаленной работы, в которой мы советовали придумать утренний ритуал, держаться расписания и делать правильные перерывы между работой, чтобы не выгореть через месяц. Если вы еще не читали ее — обязательно взгляните, а потом возвращайтесь сюда.

Первый этап адаптации к удаленному режиму работы уже прошел, но что делать дальше, как улучшить эффективность команды, которая работает на удаленке? Рассказываем в первой части статьи.

А с организацией удаленного офиса поможет наш новый продукт Онлайн-офис. Это видеоконференции в режиме телеприсутствия, максимально имитирующие привычный офис. Минимальные настройки и гибкие тарифы для разных типов команд: 25, 50 и 100 участников. Узнайте подробнее о продукте и ценах.

Содержание:

Правила использования корпоративного VPN
Не забывайте о социализации
Принимайте участие в онлайн-конференциях
Будьте услышаны
Используйте больничный с умом
Ищите пути организации корпоративного обучения
Держите в курсе своих коллег
Вечерняя рутина

Правила использования корпоративного VPN

В некоторых компаниях есть корпоративный VPN, с помощью которого сотрудники подключаются, например, к дискам с документами или важным отчетам компании.

Важная особенность такого VPN — системные администраторы видят весь трафик, который поступает от сотрудников, поэтому использовать его стоит только в рабочее время и только по рабочим вопросам, чтобы не возникало неловких ситуаций.

Приучите себя отключать VPN, как только вы решили задачу, для которой такое подключение необходимо.

Не забывайте о социализации

При организации удаленного офиса нельзя забывать о базовых потребностях людей.

Одна из таких потребностей — общение в коллективе. Если в привычном режиме работы можно пообщаться с коллегами на кофе-брейке, обеденном перерыве или после работы, то с приходом удаленного формата офиса социальные контакты становятся камнем преткновения: с одной стороны, все хотят чувствовать себя частью социума, а с другой — в разговоре ни о чем легко увязнуть, забыв о рабочих обязанностях.

Самым логичным и компромиссным решением, на наш взгляд, является перенос такого общения на конец рабочего дня. В нашем продукте Онлайн-офис для организации удаленной работы компаний основное правило использования — отключенные микрофоны на протяжении всего дня. Но как только он заканчивается, микрофоны можно включить и дружно погалдеть.

Принимайте участие в онлайн-конференциях

Гораздо комфортнее обсудить все текстом, когда можно подумать над каждой репликой и взвесить все "за" и "против", но если мы говорим об эффективно организованном удаленном офисе, только текстовая коммуникация нам не подходит.

Созвоны существенно экономят время. И не только потому, что голосом общаемся мы быстрее, чем текстом, т. к. не тратим столько времени на набор даже простейших ответов, но и потому что уровень взаимопонимания кратно вырастает, что сказывается на том, ту ли задачу вы будете выполнять, какую задумало руководство, или придется переделывать все, затрачивая дополнительные часы. И все из-за того, что вы неправильно поняли сообщение.

Будьте услышаны

Но что делать, если вы не до конца поняли коллегу, а он уже продолжает мысль? Мы позаботились об этом, вам не придется перебивать спикера, чтобы обратить на себя внимание.

В нашем продукте Онлайн-конференция для создания видеоконференций и переговорных комнат есть функция "поднять руку", которая значительно упрощает этот процесс, попробуйте демо-версию или узнайте подробнее о ценах.

Организация удаленной работы с помощью таких инструментов, как это или демонстрация экрана или файлов, становится простой задачей..

Используйте больничный с умом

Разумеется, когда вы работаете удаленно, болезнь становится менее страшна для эффективности выполняемых задач, но не стоит пренебрегать больничными выходными.

Иногда, раз в месяц, можно брать выходной по болезни, чтобы придти в себя, особенно, если вы чувствуете, что выгораете.

Ищите пути организации корпоративного обучения

Не имеет значения, работаете вы удаленно или нет — этот совет подойдет любой компании. В чем смысл обучения? Это ведь только трата денег. А если сотрудник, на обучение которого потратилась компания, уйдет?

На самом деле не уйдет. Как правило, у сотрудников, которые были выращены в компании, сильно вырастает лояльность к ней. К тому же, у некоторых появляется чувство долга.

Если смотреть на корпоративное обучение с точки зрения бизнеса, то выгода очевидна — на рынке труда вы покупаете людей по одной цене (зарплата), в процессе обучаете и их реальная ценность растет. Отойдем от цифр — корпоративное обучение это отличный метод тимбилдинга, что также скажется на целевых показателях.

Держите в курсе своих коллег

Одна из ключевых ошибок, совершаемых при организации удаленного офиса — отсутствие у сотрудников привычки сообщать о завершении этапов задач.

В офисе все понятно — руководители отдела всегда знают, чем занят их сотрудник и к какому дню закроет текущую задачу, поэтому подготовить новую менеджер может заранее.

Но с переходом на формат удаленного офиса, контролировать выполнение становится немного труднее. Основные два совета: все должны оповещать руководство (или тех, кто является автором ТЗ) о пройденном этапе, каждую задачу делить на подпункты.

Вечерняя рутина

Не менее утреннего важен и вечерний ритуал. Он должен говорить вам "Стоп!"

Это "Стоп!" служит сигналом, который говорит о том, что пора закрывать ноутбук и переходить к личному времени. Это ключевой момент в решении вопроса выгорания, обязательно расскажите об этом своим сотрудникам.

Персонализируйте советы

Мы написали довольно много советов и рекомендаций, но какие из них подходят именно вам? Сколько раз за время чтения статей по правильной организации рабочего процесса в удаленном офисе вы узнали себя или своего коллегу? Делитесь в комментариях тут или в наших соцсетях: в Facebook и Twitter!

И обязательно прочтите первую часть, если еще не читали.

Первый этап адаптации к удаленному режиму работы уже прошел, но что делать дальше, как улучшить эффективность команды, которая работает на удаленке? Рассказываем в первой части статьи.


Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!
Бесплатная пробная версия
Попробуйте премиум-лицензию для организации онлайн-конференции, удаленного офиса или дистанционного обучения.
Показать ещё

Попробуйте продукты Mind

Оцените функциональность профессиональных систем видеоконференцсвязи

Шаблоны для различных сценариев использования
Предварительно настроенные шаблоны:
Подключение аппаратных кодеков
Осуществляйте трансляцию с аппаратных кодеков ведущих производителей в качестве докладчика с целью улучшения качества вебинара.
Аудио-вебинары
Проводите аудио-вебинары в целях экономии или на плохом интернете.
Активация по голосу
Всем участникам доступна раскладка с функцией автоматического определения активного докладчика.
Администрирование
Управляйте мероприятиями централизованно из единого места вне зависимости от типа инсталляции и ее географического распределения.
Модерация
Добавьте слой модерации для ваших публичных мероприятий добавив ограничения прав для участников.
Подключение телефонных абонентов
Приглашайте абонентов мобильной и стационарной телефонии в вебинар Mind в качестве участника.
До 10 докладчиков
Видео докладчиков транслируется всем участникам вебинара.
До 1000 интерактивных участников
Участники вебинара могут общаться с докладчиками и между собой при наличии доступа к микрофону.
До 10000 модерируемых участников
Участники вебинара осуществляют коммуникацию в режиме модерируемого чата.
До 100000 зрителей при трансляции в Youtube
Зрители не являются интерактивными участниками вебинара, но могут наблюдать за трансляцией в Youtube или на вашем сайте. Просто вставьте ссылку iFrame, чтобы начать трансляцию Вебинара.
HD качество
Проводите вебинары в высоком разрешении при наличии высокоскоростного доступа в интернет.
Доступ к экрану
Поделитесь своим экраном с другими участниками вебинара.
Чат и дополнительные инструменты
Повышайте продуктивность обучения и совместной работы за счет групповых чатов, встроенных инструментов совместной работы.
Трансляции на внешние ресурсы
Повышайте охват аудитории за счет возможности трансляции вебинаров на внешние ресурсы.
Предварительно записанное видео
Поделитесь записанным скринкастом, любой видеопрезентацией или записью прошлого вебинара. Просто загрузите и проиграйте.
Опросы и голосования
Оценивайте эффективность ваших мероприятий с помощью интегрированных опросов и голосований.
Напоминания
Отправляйте автоматические напоминания о приглашении на мероприятие и о скором старте мероприятия.