Правила хорошего тона в видеоконференциях

Ваша компания перешла на удалённый режим работы, а какого-то регламента насчёт культуры общения и совещаний по видеоконференцсвязи вы ещё не успели составить?

Написали статью, которая вполне может послужить вам временным сводом правил, который позволит избавиться от потенциальных неловких ситуаций. Или, если вы замечаете ошибки, которые мы будем описывать ниже, в своем коллективе, перешлите в корпоративный чат ссылку на статью.

Содержание:

• Всегда включайте видео
• Выключайте звук, если ничего не собираетесь сказать
• Заботьтесь о новичках в компании
• Не перебивайте
• Поднимайте руку
• Закрывайте лишнее или открывайте только необходимое
• Не стесняйтесь бытовых моментов (но не слишком)
• Полезные ссылки

Во-первых, так гораздо проще разобраться в том, кто говорит, т. к. лица зачастую мы запоминаем проще, чем имена или голоса людей, а во-вторых, количество перебиваний сильно сократится, что, в свою очередь, повысит эффективность коммуникации в компании.

И появляется мотивация умываться и приводить себя в порядок — вы чувствуете себя более "эффективным", когда аккуратно выглядите даже дома.

Всем нам знакома ситуация, когда у кого-то не отключён микрофон в конференции, а шумоизоляция по тем или иным причинам не работает. Звуки исходят от такого человека, мягко говоря, устрашающие — особенно, если таких людей больше одного и они накладываются друг на друга, делая дальнейшее общение голосом невозможным.

Чтобы такого не возникало, предлагаем вам использовать селекторную связь (в Mind доступен предустановленный шаблон видеоконференции "HD Селектор") или приучить коллектив к выключению микрофона каждый раз, когда участник заканчивает речь.

Новеньким в компании сейчас труднее всего — если "старички" уже знают друг друга в лицо и узнают говорящего по голосу, то новички лишены такой возможности.

Тут два варианта: если вы работаете в Mind, советуем вам обратить внимание на заполнение карточек при подключении к системе — заполняйте их как можно более подробно, чтобы новички смогли нажать на контакт и быстро узнать, в каком департаменте работает участник конференции и какую должность занимает.

Одним из вариантов также является перекличка в чате в начале конференции: руководитель может перечислять департаменты или отделы, собранные в видеовстрече, а коллеги, в свою очередь, будут комментировать "+" в чат.

Отличной идеей будет интересоваться друг у друга, как дела, в конце деловой встречи — это снизит градус напряжения, которое так или иначе возникает у всех от работы вне привычных условий.

Всегда дослушивайте своих коллег и помните, что иногда из-за перебоев связи или плохого соединения к интернету могут возникнуть проблемы со скоростью передачи видео и/или аудио.

Подождите хотя бы 5 секунд перед тем, как начать говорить после своего коллеги. Таким образом вы точно избежите неловкости, а она точно может возникнуть и у вас, и у того, кого вы перебиваете.

Если вы хотите сказать что-то или перебить коллегу срочным вопросом — поднимайте руку, это позволит всем участникам беседы не терять нить диалога.

Пользователям Mind повезло больше других — вам не придётся буквально держать руку поднятой, вместо этого воспользуйтесь функцией "Поднять руку" в правом верхнем углу экрана, чтобы коллеги обратили на вас внимание.

В целях безопасности мы настоятельно рекомендуем без необходимости не транслировать демонстрацию полного экрана — вместо этого показывайте участникам видеоконференции или вебинара только одно окно.

В случае с браузером мы сделать ещё дополнительный клик — перенесите вкладку (или несколько страница), которую собираетесь демонстрировать в отдельное окно, чтобы все ваши личные страницы/сайты были в другом браузере. Скажем так, это минимальная гигиена, если вы хотите обеспечить приватность — при чём не только себе — часто встречаются случаи, когда в демонстрацию экрана попадает личная переписка или конфиденциальная информация.

Ни в коем случае не стоит стесняться или злиться на своих супругов, детей, которые заходят посреди разговора — просто сообщите им, что вы на видеоконференции.

Но стоит отметить, что многие пренебрегают этим правилом, крича жене/мужу, который находится в другой комнате "сделай чаю" — на такие моменты стоит микрофон всё-таки отключать.

Если в комнате дети, а другим пространством для разговора вы не располагаете — сообщите об этом руководству. Мы уверены, что оно отнесётся с пониманием и позволит участвовать в мероприятии текстом или редкими включениями голосом.

Все мы люди в конце концов, и всё пониманием.

Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!