5 уровней организации удаленной работы
(или почему вы скорее всего на втором)

Как организовать удаленную работу? На этот вопрос каждая компания имеет свой уникальный ответ. Особенно в условиях коронавируса, когда четверть населения сидит дома. Удаленка — такой же бизнес-процесс, как и HR, маркетинг и PR, требующий постоянного изучения и развития. И уровень "прокачки" организации удаленной работы можно разделить на 5 уровней.

Если вам срочно нужно организовать конференцию, воспользуйтесь Онлайн-конференцией Mind, подробнее о ценах можно узнать по этой ссылке, также вы можете бесплатно попробовать платформу.

Содержание:

— Удаленка по почте
— Имитация настоящего офиса в онлайне
— Адаптация к удаленной работе
— Асинхронная коммуникация
— Нирвана
— Полезные ссылки

На этом этапе компания не сделала ничего определенного, чтобы поддержать и улучшить удаленную работу.

Главный способ коммуникации в такой компании — электронная почта, иногда созвоны в мессенджерах, еще реже — онлайн-конференции (которые они, скорее всего, проводят в Skype).

Что касается рабочих процессов — весомую их часть, которую сотрудники выполняли в офисе, они отбросили, снизив продуктивность до уровня частичной занятости.

На этом уровне оказались 95% компаний, экстренно перешедших на удаленку в связи с коронавирусом.

Это то состояние организации процессов, в котором находится большинство компаний сейчас, спустя 2,5 месяца с начала самоизоляции. Обычно это традиционные компании.

Чтобы сделать организацию удаленной работы для таких компаний еще проще, мы разработали Онлайн-офис — виртуальную комнату-офис, в которой сотрудники проводят весь день с выключенным микрофоном. Это удобно и позволяет сохранить привычный уклад вещей, пока история с коронавирусом не прекратится. Продуктивность команды в таком случае будет на уровне офисной. Узнайте об Онлайн-офисе больше.

На этом уровне у сотрудников есть доступ к платформе видеоконференцсвязи (например, Mind), корпоративным мессенджерам (например, Slack), и почте. Но вместо того, чтобы адаптироваться к новым условиям, такие компании имитируют настоящий офис в, по сути, уже цифровом мире.

В таком подходе есть один существенный минус: имитация направлена на сохранение привычек, а не все привычки являются хорошими. Для наглядности: тут вы встретите видеоконференции на 10 человек там, где хватило бы и двух, постоянные сообщения в Slack без надобности по 40 раз в день, отвлекающие каждого сотрудника и тяжело дающиеся всем ответы на электронные письма. Как правило, в таких компаниях требуют отвечать как можно быстрее. На коммуникацию отводится до 40% времени, что не есть хорошо.

На этом уровне от сотрудников жестко требуют находится на рабочем месте с 9 до 5, вкупе с, по сути, шпионским софтом, который отслеживает весь трафик и активность сотрудника в это время.

Если ваша компания сейчас находится тут, то впереди у вас еще долгий путь.

На этом этапе компании начинают адаптироваться к удаленной работе, пользуясь положительными моментами. Например, появляется привычка хранить все на облачном диске, раздавая доступ к условному Google-доку, в котором в онлайн-режиме можно наблюдать за процессом, а в дизайн-студиях вместо неповоротливого Photoshop приходит шустрая и облачная Figma.

Если у вас многонациональная компания, то один из удачных примеров использования Google Docs — записывать туда основные моменты во время обсуждения. Участники видеоконференции также имеют доступ к документу, исправляя неточные моменты. Таким образом проблема "сломанного телефона", существующая на предыдущих двух уровнях, устраняется.

На стадии адаптации бизнес начинает помогать сотрудникам с покупкой хорошего оборудования — например, шумоподавляющие микрофоны или лампы мягкого освещения для видеозвонков.

Эффективное общение в тексте становится критически важным для компаний, которые работают удаленно. В таких компаниях не принято беспричинно прыгать в конференцию, большая часть коммуникации строится на текстовых сообщениях в Slack или подобных ему сервисах, поэтому постепенно начинают формироваться регламенты ведения удаленной работы.

В таких компаниях нередки случаи, когда даже процесс найма новых сотрудников ведется по переписке, почти полностью исключая видеозвонки.

Что касается регламента для видеовстреч:

• Сотрудник приглашает коллег к видеоконференции, только если это критически необходимо настолько, что не может быть решено другим способом (позвонить в мессенджере, написать на почту и т. д.)
  
• Максимальная длина веб-конференции — 15 минут, пролонгируется только в критических ситуациях
  
• У каждого созвона есть определенная цель и ожидания от него
  
• Приглашать только тех участников, принятие решения без которых невозможно
  
• На конференциях нужно согласовывать план действий и дату завершения задач
  
• Ни в коем случае не использовать видеозвонки просто для того, чтобы проинформировать коллег — в таких случаях используются массовые почтовые рассылки или каналы в Slack
  

"Я отвечу на это, когда у меня будет на это время" — фраза, которой можно описать подход к организации удаленной работы в таких компаниях.

Реальность такова, что не на все сообщения нужно отвечать сразу и не ко всем задачам необходимо приступать немедленно.

Разумеется, если вопрос срочный, то тип коммуникации должен это отражать — например, можно набрать коллегу в мессенджере или в Mind.

Кроме очевидного преимущества в виде того, что вы даете коллегам время на раздумья, и ответы получаются более осмысленными и рациональными, люди делают меньше ошибок в принятии решений при таком подходе к коммуникации.

По словам Роберта Грина, если вы хотите отодвинуть эмоции в сторону, просто дайте себе немного времени "на подумать". Давая людям это время, вы будете получать в ответ те решения, которые действительно были обдуманы человеком, а не то, что первое пришло в голову. Чем больше времени ваша команда проведет в таком режиме, тем больше правильных решений примет в сравнении с предыдущими уровнями, поэтому эффект аккумулятивный.

Для того, чтобы избежать перебрасывания ответственности друг на друга, разрабатываются следующие правила:

• В письме должны быть отражены все факторы, которые могут повлиять на решение касаемо задачи
  
• Обязательна дата завершения задачи
  
• Должен быть предусмотрен план Б на случай, если исполнитель не может приступить к задаче
  

Например:

Компании, которые действительно интегрировали асинхронную коммуникацию в корпоративную культуру, далеко шагнули за пределы индустриальной революции, где основной метрикой производительности являются часы, проведенные на работе, а присутствие на рабочем месте с уровнем продуктивности, как это было на всех заводах.

Эксперты считают, что команды, работающие в режиме асинхронной коммуникации, способны обогнать локальные компании, в которых сотрудники обязаны сидеть на рабочем месте с 9:00 до 17:00, в три раза, если измерять эффективность.

Фактор, о котором мы не упомянули — свои биоритмы у каждого человека. Ученые считают, что они устанавливаются еще при рождении — ты либо ночная сова, либо ранняя пташка.

В разных исследованиях приводятся разные цифры, но из них становится понятно, что от 30 до 40 процентов населения Земли — ночные совы, что, по сути, означает, что привычный режим 9:00 — 17:00 губит потенциал эффективности почти половины планеты.

Рабочий день в среднем начинается в 7 или 8 утра, а ночные совы, проснись они так рано, чувствуют себя разбитыми. Некоторые ученые называют это "социальным джетлагом" — ощущением, которое похоже на состояние после ночного перелета из одной страны в другую.

Асинхронная коммуникация дает возможность таким людям раскрыть свой потенциал продуктивности, хоть это и непривычно поначалу, когда весь мир работает в ином графике от тебя.

Пятый уровень удаленной работы — компания, эффективность которой во много раз превышает коллектив, работающий в офисе. Эксперты считают, что для достижения подобного нужно помогать создавать сотрудникам рабочую среду у себя дома.

Работа из дома — привилегия, каковой не каждый располагает, поэтому давайте постараемся быть более избирательны к тому, как мы работаем и пробовать новые способы организации удаленного офиса.

Расскажите в комментариях, с чем вы согласны или не согласны? И на каком условном уровне из представленных в статье, находится ваша компания?

Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!