5 способов сделать видеоконференции менее неловкими

По принуждению весь мир перешёл на удалённую работу, физические переговорки были заменены виртуальными, а общение на кофейном перерыве голосовыми сообщениями в мессенджере между работой.

Разумеется, использовать видеоконференции непривычно, в чём-то неудобно, но судя по результатам исследования Polycom 2018 года (производитель железа для видеоконференций и телеприсутствия), качество видеосвязи с 2016 по 2018 выросло на 74% — и это в тот момент, когда продукты не росли так быстро, как происходит это сейчас, во время постоянной необходимости быть на связи со своими коллегами или студентами.

Но как бы сильно не улучшались продукты, нужно уметь или пользоваться (особенно, если видеоконференцсвязь для вашей компании в новинку). Идеальное количество людей, которые должны участвовать в диалоге — 4. Неудивительно, что если добавить ещё 20, возникнут какие-то трудности.

Эта статья — краткая выжимка советов тем, кто хочет избавиться от неловкого проведения онлайн-встреч и вывести эффективность коммуникации на прежний "офисный" уровень (или даже лучше).

Содержание:

Смотрите в камеру

Зрительный контакт — важная часть общения, даже дистанционно мы видим гораздо больше, чем слышим, даже если дело касается обсуждения деловых вопросов.

К тому же, смотря в камеру, а не на своё изображение, как делает большинство участников конференций, вы сможете привлечь к себе внимание. Так что если ваш спич, который вы готовитесь произнести, важен для вас, обязательно смотрите в камеру.

Минимизируйте отвлекающие факторы

С переходом на удалённую работу мы узнали о своих коллегах, возможно, гораздо больше, чем во время общения в офисе — теперь мы знаем, что является для них кабинетом — кто-то работает из спальни, мягкого дивана в гостиной или даже с гладильной доски.

Также мы узнали об их семьях и домашних животных, которые, хотят они того или нет, мельком появляются на видеоконференциях. Не стоит этого стесняться — все прекрасно всё понимают, но всё-таки стоит минимизировать отвлекающие факторы — если у вас дети, попросите супруга или супругу занять их на ту часть времени, которую вы планируете провести в другой комнате за разговором с коллегами, а домашним питомцам можно дать лакомство, которому они рады.

Отвлекать могут не только близкие, но и интернет — перед звонком закройте все вкладки и приложения кроме тех, которые могут пригодиться вам во время конференции.

Не перебивайте

Всегда дослушивайте своих коллег и помните, что иногда из-за перебоев связи или плохого соединения к интернету могут возникнуть проблемы со скоростью передачи видео и/или аудио.

Подождите хотя бы 5 секунд перед тем, как начать говорить после своего коллеги. Таким образом вы точно избежите неловкости, а она точно может возникнуть и у вас, и у того, кого вы перебиваете.

В крайнем случае, если у вас возник срочный вопрос, который не терпит пары минут, пока коллега закончит свою речь, поднимите руку — в Mind есть такая функция, которая привлечёт к вам внимание.

Серьёзно подойдите к технической составляющей

Перед тем, как подключиться к важной встрече, проверьте качество своего интернета, чтобы не выпадать из разговора в самые неподходящие моменты. Сделать это можно с помощью Speedtest. Как правило, хватает скорости подключения в 1,2 Mbps.

Если скорость оказалась слишком низкой, а вы подключены к интернету через WiFI, попробуйте вставить в компьютер Ethernet-провод, он подключается к роутеру и тянется от него к десктопу.

В случае, когда и такой вариант не помогает, попросите организатора конференции о снижении качества видео у участников, чтобы вы смогли участвовать в разговоре — такая функция есть у пользователей платформы Mind.

Представляйтесь во вступлении

Этот совет относится к компаниям, на конференциях которой собирается больше 15-ти человек или сотрудники разных департаментов.

Особенно внимательным стоит быть в соблюдении этого правила в случае, когда в коллективе появляется новый сотрудник.

Пара лайфхаков, которые позволят сократить время на перекличку и потратить его на разговор:

  • в начале конференции проведите перекличку в чате, когда руководитель называет должность (например, "дизайнер"), а сотрудник ставит "+" в чат
  • все участники конференций должны максимально подробно заполнять свои карточки в настройках — департамент, должность и, при необходимости, город

Улыбайтесь

Вы когда-нибудь видели грустный новостной ролик с утра? Нет, потому что жизнерадостность выглядит замечательно и заряжает зрителей на весь день.

Вы можете нарушить все правила из этого списка, но если у вас искренняя улыбка, вам многое простят.

Если вам понравилось, прочтите нашу вторую публикацию на эту тему.

Уровень этикета во время видеоконференций в данное время все еще достаточно низкий — прошло слишком мало времени после массового перехода на удалёнку. Постараемся это исправить в этом посте.


Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!
Бесплатная пробная версия
Попробуйте премиум-лицензию для организации онлайн-конференции, удаленного офиса или дистанционного обучения.
Показать ещё

Попробуйте продукты Mind

Оцените функциональность профессиональных систем видеоконференцсвязи

Шаблоны для различных сценариев использования
Предварительно настроенные шаблоны:
Подключение аппаратных кодеков
Осуществляйте трансляцию с аппаратных кодеков ведущих производителей в качестве докладчика с целью улучшения качества вебинара.
Аудио-вебинары
Проводите аудио-вебинары в целях экономии или на плохом интернете.
Активация по голосу
Всем участникам доступна раскладка с функцией автоматического определения активного докладчика.
Администрирование
Управляйте мероприятиями централизованно из единого места вне зависимости от типа инсталляции и ее географического распределения.
Модерация
Добавьте слой модерации для ваших публичных мероприятий добавив ограничения прав для участников.
Подключение телефонных абонентов
Приглашайте абонентов мобильной и стационарной телефонии в вебинар Mind в качестве участника.
До 10 докладчиков
Видео докладчиков транслируется всем участникам вебинара.
До 1000 интерактивных участников
Участники вебинара могут общаться с докладчиками и между собой при наличии доступа к микрофону.
До 10000 модерируемых участников
Участники вебинара осуществляют коммуникацию в режиме модерируемого чата.
До 100000 зрителей при трансляции в Youtube
Зрители не являются интерактивными участниками вебинара, но могут наблюдать за трансляцией в Youtube или на вашем сайте. Просто вставьте ссылку iFrame, чтобы начать трансляцию Вебинара.
HD качество
Проводите вебинары в высоком разрешении при наличии высокоскоростного доступа в интернет.
Доступ к экрану
Поделитесь своим экраном с другими участниками вебинара.
Чат и дополнительные инструменты
Повышайте продуктивность обучения и совместной работы за счет групповых чатов, встроенных инструментов совместной работы.
Трансляции на внешние ресурсы
Повышайте охват аудитории за счет возможности трансляции вебинаров на внешние ресурсы.
Предварительно записанное видео
Поделитесь записанным скринкастом, любой видеопрезентацией или записью прошлого вебинара. Просто загрузите и проиграйте.
Опросы и голосования
Оценивайте эффективность ваших мероприятий с помощью интегрированных опросов и голосований.
Напоминания
Отправляйте автоматические напоминания о приглашении на мероприятие и о скором старте мероприятия.