5 способов сделать видеоконференции менее неловкими

По принуждению весь мир перешёл на удалённую работу, физические переговорки были заменены виртуальными, а общение на кофейном перерыве голосовыми сообщениями в мессенджере между работой.

Разумеется, использовать видеоконференции непривычно, в чём-то неудобно, но судя по результатам исследования Polycom 2018 года (производитель железа для видеоконференций и телеприсутствия), качество видеосвязи с 2016 по 2018 выросло на 74% — и это в тот момент, когда продукты не росли так быстро, как происходит это сейчас, во время постоянной необходимости быть на связи со своими коллегами или студентами.

Но как бы сильно не улучшались продукты, нужно уметь или пользоваться (особенно, если видеоконференцсвязь для вашей компании в новинку). Идеальное количество людей, которые должны участвовать в диалоге — 4. Неудивительно, что если добавить ещё 20, возникнут какие-то трудности.

Эта статья — краткая выжимка советов тем, кто хочет избавиться от неловкого проведения онлайн-встреч и вывести эффективность коммуникации на прежний "офисный" уровень (или даже лучше).

Содержание:

• Смотрите в камеру
• Минимизуйте отвлекающие факторы
• Не перебивайте
• Техническая составляющая
• Представляйтесь во вступлении
• Полезные ссылки

Зрительный контакт — важная часть общения, даже дистанционно мы видим гораздо больше, чем слышим, даже если дело касается обсуждения деловых вопросов.

К тому же, смотря в камеру, а не на своё изображение, как делает большинство участников конференций, вы сможете привлечь к себе внимание. Так что если ваш спич, который вы готовитесь произнести, важен для вас, обязательно смотрите в камеру.

С переходом на удалённую работу мы узнали о своих коллегах, возможно, гораздо больше, чем во время общения в офисе — теперь мы знаем, что является для них кабинетом — кто-то работает из спальни, мягкого дивана в гостиной или даже с гладильной доски.

Также мы узнали об их семьях и домашних животных, которые, хотят они того или нет, мельком появляются на видеоконференциях. Не стоит этого стесняться — все прекрасно всё понимают, но всё-таки стоит минимизировать отвлекающие факторы — если у вас дети, попросите супруга или супругу занять их на ту часть времени, которую вы планируете провести в другой комнате за разговором с коллегами, а домашним питомцам можно дать лакомство, которому они рады.

Отвлекать могут не только близкие, но и интернет — перед звонком закройте все вкладки и приложения кроме тех, которые могут пригодиться вам во время конференции.

Всегда дослушивайте своих коллег и помните, что иногда из-за перебоев связи или плохого соединения к интернету могут возникнуть проблемы со скоростью передачи видео и/или аудио.

Подождите хотя бы 5 секунд перед тем, как начать говорить после своего коллеги. Таким образом вы точно избежите неловкости, а она точно может возникнуть и у вас, и у того, кого вы перебиваете.

В крайнем случае, если у вас возник срочный вопрос, который не терпит пары минут, пока коллега закончит свою речь, поднимите руку — в Mind есть такая функция, которая привлечёт к вам внимание.

Перед тем, как подключиться к важной встрече, проверьте качество своего интернета, чтобы не выпадать из разговора в самые неподходящие моменты. Сделать это можно с помощью Speedtest. Как правило, хватает скорости подключения в 1,2 Mbps.

Если скорость оказалась слишком низкой, а вы подключены к интернету через WiFI, попробуйте вставить в компьютер Ethernet-провод, он подключается к роутеру и тянется от него к десктопу.

В случае, когда и такой вариант не помогает, попросите организатора конференции о снижении качества видео у участников, чтобы вы смогли участвовать в разговоре — такая функция есть у пользователей платформы Mind.

Этот совет относится к компаниям, на конференциях которой собирается больше 15-ти человек или сотрудники разных департаментов.

Особенно внимательным стоит быть в соблюдении этого правила в случае, когда в коллективе появляется новый сотрудник.

Пара лайфхаков, которые позволят сократить время на перекличку и потратить его на разговор:

• в начале конференции проведите перекличку в чате, когда руководитель называет должность (например, "дизайнер"), а сотрудник ставит "+" в чат
• все участники конференций должны максимально подробно заполнять свои карточки в настройках — департамент, должность и, при необходимости, город

Вы когда-нибудь видели грустный новостной ролик с утра? Нет, потому что жизнерадостность выглядит замечательно и заряжает зрителей на весь день.

Вы можете нарушить все правила из этого списка, но если у вас искренняя улыбка, вам многое простят.

Если вам понравилось, прочтите нашу вторую публикацию на эту тему.

Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!