Насколько сложно организовать идеальную онлайн встречу?

Чем больше усилия всего мира направлены на сдерживание распространения эпидемии коронавируса, тем более велика вероятность того, что привычный формат встреч, собраний, конференций вернется в нашу привычную жизнь очень нескоро.

Итак, мы все перешли в онлайн, работаем удаленно, проводим планерки, собрания и совещания, используя платформы групповых онлайн-коммуникаций. Но многие согласятся, что наш уровень отдачи, вовлеченности в процесс и продуктивности куда ниже, чем когда мы работали из офиса ? У этого есть целый ряд причин. Перевод собраний и совещаний в формат онлайн дал многим сотрудникам мнимое ощущение возможности работы в режиме многозадачности: они не готовы фокусироваться на предмете дискуссии, как это было в физических офисах, далеко не редкость встретить ситуацию, когда двое спикеров активно обсуждают ту или иную проблему, а остальные участники выключают камеры и микрофоны и, по сути, отключают себя от встречи, параллельно занимаясь другими делами.

Но мы понимаем, что такой подход неправильный и так быть не должно, ведь виртуальные собрания ничем не отличаются от физических их можно проводить с той же эффективностью и продуктивностью, если следовать простым правилам и использовать технологии “с умом”.

Ниже вы найдете 10 шагов, необходимых для того, чтобы это осуществить:

Люди должны почувствовать, что они все находятся на одной и той же встрече (как если бы они находились в физическом офисе), поэтому рекомендуем отдавать предпочтение видеоконференциям Mind, когда встает выбор, в каком формате стоит организовать встречу. Это поможет вам сделать разговор более персонифицированным и повысит уровень вовлеченности участников.

Все мы знаем, что формат видеоконференции более требователен к пропускной способности канала интернет, и несмотря на то, что платформа Mind может обеспечить достойное качество видео даже на самых низких битрейтах, рекомендуем оставлять участникам возможность подключения по аудио в качестве запасного варианта.

Ничто не может так испортить первое впечатление от встречи, как 15 минутная задержка, связанная с тем, что люди не установили требуемое ПО, не проверили настройки камеры, микрофон и тд. Возьмите за правило и доведите его ваших коллег — необходимо проводить тестирование оборудования и ПО заблаговременно.

Видеоконференции будут более эффективными, когда люди отчетливо видят друг друга и могут считывать язык тела, тем самым обеспечивая эффект присутствия. Для это рекомендуем использовать профессиональные ВКС камеры.

Проводите онлайн-встречи в соответствие с корпоративной культурой, привычной для ваших сотрудников. Если в вашей компании принято заранее рассылать материалы и повестку встречи, делать перерывы и тд, придерживайтесь тех же правил и в онлайне. По окончанию встречи подводите итоги, ставьте цели.

Нет ничего хуже затянутой презентации, чем затянутая презентация в онлайне. Сведите к минимуму объем ваших презентационных материалов, постарайтесь сфокусироваться на дискуссии, ваша презентация должна стать иллюстрацией вашего рассказа, в чем вам помогут возможности Mind — на нашей платформе вы можете показывать презентации в качестве до 4К.

Как правило, организовать и провести качественное онлайн-мероприятие сложнее, чем реальное, поэтому не пренебрегайте помощью модератора в проведении крупных мероприятий с большим количеством участников. Модераторы мероприятий Mind могут создавать и проводить опросы и тестирования, выводить участников на виртуальную “сцену”, модерировать чат и загружать документы, оставляя вас один на один с аудиторией.

Пожалуй, самое сложное в ходе онлайн-мероприятия — заставить всех участников быть активными участниками дискуссии, поэтому мы рекомендуем давать слово каждому, создавая эффект “круглого стола”, что позволит избежать замкнутости и социального дистанцирования отдельных сотрудников в связи с новыми условиями работы. А если участник захочет высказаться самостоятельно, он может использовать встроенный в Mind функционал “поднять руку” для привлечения внимания модератора.

Сбор и обработка статистических данных — неотъемлемая часть любого крупного мероприятия, поэтому рекомендуем использовать функционал опросов и голосований Mind для получения качественного фидбэка по результатам проведенных вами тренингов и обучений.

Безусловно, первое время вашим сотрудникам будет непривычно и некомфортно собираться в онлайне на регулярной основе, многие, особенно далекие от мира технологий люди будут сталкиваться с техническими сложностями. Делегируйте полномочия по организации собраний между сотрудниками и вы увидите, что уровень их компетенции и продуктивность ваших встреч будут расти с каждым днем.