COVID-19. Эра групповых онлайн коммуникаций

Одним из эффектов вспышки коронавирусной инфекции является то, что теперь люди вынуждены работать удаленно фул-тайм, более того, все повседневные процессы перешли в онлайн: встречи, спорт, обучение и даже приготовление еды.

Жизнь в новой онлайн-реальности поднимает главный вопрос — как организовать эти процессы так, чтобы они были наиболее эффективными и приносили наилучший результат ? Ведь не для кого ни секрет, что плохо организованная встреча практически всегда равно неудовлетворительный результат, а если мы говорим о бизнесе, то добавьте к этому неэффективно использованные ресурсы и снижающуюся мотивацию персонала. Так какими же должны быть правила проведения таких встреч?

Групповые онлайн коммуникации — не такой очевидный процесс, как кажется на первый взгляд, он не заканчивается на выборе платформы Zoom и авторизации в ней. Эффективная встреча, как мы говорили выше, особенно в онлайне, требует серьезной подготовки, как с точки зрения выбора правильного продукта и его тестирования, так и с точки зрения получения уверенности в том, что все участники встречи понимают, как с этим продуктом работать.

Помимо этого, важно иметь “под рукой” запасной план, которым, как правило, выступает технический специалист, имеющий достаточный уровень компетенции в планируемом к использованию продукте.

Четкая и понятная повестка встречи — залог ее эффективности, поэтому помните о ключевых моментах: участники должны быть проинформированы о времени начала и длительности вашего собрания, должны понимать его цель и ожидания по его итогам.

Заблаговременная загрузка материалов к встрече на платформу Mind даст участникам возможность быть более вовлеченными в дискуссию с момента старта и позволит сэкономить время на ознакомление с материалами в ходе встречи, тем самым сделает ее более эффективной и продуктивной. Помимо этого, не забывайте записывать ваши встречи, записанный материал позволит сформировать резюме по итогам. Проводите опросы и голосования по итогам встречи, чтобы получить больший фидбэк от участников.

Находясь в онлайн-мероприятии Mind в роли докладчика или модератора, действуйте эффективно, не лишним будет напомнить гостям про правила этикета во время проведения онлайн-встречи: отключать микрофоны, когда говорит другой участник, отключать звук мобильного телефона во время своего выступления, при включении видео позаботиться о фоновом изображении, избегать “флуда” в чате.

Для того чтобы изначально задать встрече правильный тон, завоевать доверие участников, крайне важно либо самому представить всех членов команды, либо попросить каждого представиться по отдельности.

Во время онлайн встреч, в особенности, если они в новинку для вашей команды, крайне важно дать слово каждому участнику, особенно это касается интровертов, которым бывает непросто говорить и на оффлайн собраниях, что уж говорить о новом опыте, который усиливает эффект изоляции. Дав высказаться всем участникам, вы повысите сплоченность команды и сделаете шаг на пути к преодолению барьера неприятия онлайн-коммуникаций.

Обязательно подводите устное резюме по итогам ваших собраний с четким обозначением принятых решений, достигнутых результатов и поставленных целей.

Возможно, это ваш первый опыт в проведении встречи онлайн и у вас нет четкого понимания о критериях успешного собрания. Рекомендуем по итогам получить фидбэк от участников с критикой и предложениями по улучшению. Это поможет вам быстрее совершенствовать свои навыки в мире групповых онлайн-коммуникаций.